Alles, was Sie zum Thema internes Audit wissen sollten

Als internes Audit wird die Prüfung des Qualitätsmanagementsystems (QM-Systems) sowie seiner Prozesse durch das Unternehmen selbst bezeichnet. Ein anderer Begriff für internes Audit lautet deswegen Erstparteien-Audit.

Sind interne Audits verpflichtend?

Ja, bei einer ISO-Zertifizierung ist ein internes Audit ein verpflichtender Bestandteil des Zertifizierungsprozesses. Dies wurde von der Internationalen Organisation für Normung, kurz ISO, so festgelegt.

Ein internes Audit dient dazu, die Konformität Ihres QM-Systems mit den Anforderungen der jeweiligen ISO-Norm zu überprüfen sowie dessen regelmäßige Aktualisierung und langfristige Umsetzung zu gewährleisten.

Wer führt den internen Audit durch?

Als interner Auditor können entweder Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder externe Auditoren, die auf Vertragsbasis engagiert werden, fungieren. Wenn Sie einen Mitarbeitenden mit dem internen Audit betrauen, ist es für ein gutes Gelingen wichtig, dass Ihr Mitarbeitender im Vorfeld für diese Aufgabe geschult wird.

Ob Sie den internen Audit mit einem Mitarbeitenden oder einem externen Vertragspartner durchführen, hängt von Ihren Ressourcen sowie der Komplexität Ihres Unternehmens und der jeweiligen Norm ab.

In einigen Fällen kann es vorteilhaft sein, einen externen Auditor hinzuzuziehen, da dieser eine unvoreingenommene und frische Perspektive auf Ihr Managementsystem einbringen und den Audit durch sein Fachwissen und seine Erfahrung bereichern kann.

Wie läuft ein internes Audit ab?

Der exakte Ablauf eines internen Audits kann je nach Unternehmen, Art des Managementsystems und den Anforderungen der implementierten ISO-Norm variieren.

Ein typischer Ablauf ist wie folgt:

1. Auditplanung: Der interne Auditprozess beginnt mit der Planung des Audits. Dabei werden der Umfang des Audits, die zu prüfenden Bereiche und Prozesse sowie der Zeitplan festgelegt. Auch die Auswahl der Auditoren und die Kommunikation mit den beteiligten Personen werden in dieser Phase vorbereitet.
2. Auditvorbereitung: Vor dem eigentlichen internen Audit führt der Auditor eine gründliche Vorbereitung durch. Er sammelt relevante Informationen, wie z.B. die geltenden Verfahren, Dokumentationen und Aufzeichnungen, um sich auf das Audit vorzubereiten.
3. Durchführung des Audits: Während des Audits wird der Auditor die Prozesse, Verfahren und Dokumentationen überprüfen. Er führt Interviews mit Mitarbeitern durch, um Informationen zu sammeln, und zu überprüfen, ob die Anforderungen der ISO-Normen erfüllt werden. Dabei verwendet er oft Checklisten und Prüfprotokolle, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt werden.
4. Ergebnisbewertung: Nach Abschluss der Audittätigkeiten bewertet der Auditor die Ergebnisse. Er identifiziert mögliche Abweichungen, Nichtkonformitäten oder Verbesserungspotenziale und dokumentiert diese in einem Auditbericht.
5. Auditbericht und Nachbereitung: Der Auditor erstellt einen Auditbericht, der die Ergebnisse des Audits, die identifizierten Abweichungen und mögliche Empfehlungen enthält. Dieser Bericht wird den verantwortlichen Personen im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Es sollte ein Nachbereitungsprozess vereinbart werden, um sicherzustellen, dass die identifizierten Abweichungen behoben und Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt werden.
6. Überprüfung und Verbesserung: Das interne Audit dient nicht nur der Feststellung von Abweichungen, sondern auch der Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung des Managementsystems. Die Ergebnisse des Audits können genutzt werden, um Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln und das Managementsystem kontinuierlich zu optimieren.

Wie häufig ist ein internes Audit erforderlich?

Die ISO-Normen geben keine spezifische Frequenz für interne Audits vor, da dies an die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden sollte.

Die interne Auditplanung sollte jedoch so gestaltet sein, dass sie eine regelmäßige Überprüfung Ihres Managementsystems ermöglicht und sicherstellt, dass alle relevanten Bereiche und Prozesse abgedeckt werden.

In der Regel werden interne Audits jährlich durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Managementsystem weiterhin effektiv ist und den Anforderungen der ISO-Normen entspricht.

Darüber hinaus kann es je nach den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens und den Anforderungen der jeweiligen ISO-Norm zusätzliche interne Audits geben. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn es größere Änderungen in Ihrem Unternehmen gibt, wie beispielsweise die Einführung neuer Prozesse, die Implementierung neuer Technologien oder die Erweiterung des Geltungsbereichs der Zertifizierung.

Wie wird man interner Auditor?

Die ISO 19011:2018 „Leitfaden für Audits von Managementsystemen“ enthält allgemeine Anleitungen zur Kompetenz von Auditoren, einschließlich interner Auditoren. Sie empfiehlt, dass interne Auditoren eine spezifische Schulung zum internen Auditor absolvieren.

IMSM hat mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Implementierung von ISO-Normen und bietet begleitend auch CPD zertifizierte ISO Online-Schulungen für internes Auditieren an.

Neben einem grundlegenden Verständnis für die Grundlagen und Durchführung eines Auditprozesses wird dort auch auf die Anforderungen spezifischer Normen eingegangen.

Normen, zu denen wir eine interne Auditor Schulung anbieten:

• ISO 9001(Qualitätsmanagement)
• ISO 27001 (Informationssicherheit, Cybersicherheit und Datenschutz)
• ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement)
• ISO 14001 (Umweltschutzmanagement)
• 2-tägiger Kurs für ein integriertes Managementsystem: ISO 9001 für Qualitätsmanagement, ISO 14001 für Umweltmanagement und ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement

Gerne bieten wir Ihnen ein kostenloses Beratungsgespräch, um Fragen Ihrerseits zu beantworten und auszuloten wie unser Schulungskurs Ihrem Unternehmen die interne Auditplanung und Umsetzung erleichtert.