Externe vs. interne Audits: Wo liegt der Unterschied?

ISO-Normen sind aus der heutigen Geschäftswelt kaum wegzudenken, da sie einheitliche Normen und Qualitätsrichtlinien für Produkte, Dienstleistungen und Prozesse bieten, die die Effizienz steigern, die Produktqualität verbessern, internationale Zusammenarbeit fördern und das Vertrauen von Kunden und Partnern stärken.

Der Mehrwert einer ISO-Zertifizierung spiegelt sich auch in den Zahlen der ISO-Survey wider, die einen jährlichen Anstieg an zertifizierten Unternehmen im deutschsprachigen Raum verzeichnet. So besaßen beispielsweise im Jahr 2021 fast 50.000 deutsche Unternehmen ein gültiges Zertifikat für ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001.

Als eine der zentralen Grundvoraussetzungen einer ISO-Zertifizierung müssen Unternehmen erfolgreich interne und externe Audits durchlaufen.

Der nachfolgende Artikel geht auf die Unterschiede zwischen internen und externen Audits ein und beschreibt, wie die beiden Auditformen dazu beitragen das Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen aufrechtzuerhalten und stetig zu verbessern.

Was ist ein externes Audit?

Unter einem externen Audit versteht man die Beauftragung eines unabhängigen Auditors oder einer unabhängigen Zertifizierungsstelle, um die Einhaltung der ISO-Standards Ihres Unternehmens zu bewerten. Ein anderer Begriff für externes Audit lautet deswegen Zertifizierungsaudit.

Der Auditor fungiert als unvoreingenommener Dritter mit spezialisiertem Fachwissen über die Anforderungen der jeweiligen ISO-Normen Ihres Unternehmens. Er führt gründliche Bewertungen durch und überprüft Ihre Prozesse, Verfahren und Dokumentation Ihres Managementsystems anhand der geltenden ISO-Standards.

Externe Audits bieten eine objektive Sicht auf Ihren Einhaltungsstatus und bieten eine unvoreingenommene Bewertung Ihres ISO-Managementsystems. Außerdem ist ein externes Audit notwendig, um Ihre ISO-Zertifizierung zu erhalten.

Was ist interne Prüfung?

Als internes Audit wird die Prüfung des Qualitätsmanagementsystems (QM-Systems) sowie seiner Prozesse durch das Unternehmen selbst bezeichnet. Ein anderer Begriff für internes Audit lautet deswegen Erstparteien-Audit.

Anders gesagt konzentrieren sich interne Audits darauf, eigenständig die Einhaltung der ISO-Anforderungen zu überprüfen, Lücken zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Als interner Auditor können dabei entweder Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder externe Auditoren, die auf Vertragsbasis engagiert werden, fungieren.

Was sind die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen einem externen und internen Audit?

Unterschiede

• Unabhängigkeit der Prüfer
  – Externes Audit: Wird von unabhängigen Prüfern oder Auditoren durchgeführt, die nicht direkt dem Unternehmen angehören.
  – Internes Audit: Wird von internen Mitarbeitern oder einem internen Auditteam durchgeführt, die dem Unternehmen angehören, aber unabhängig von den zu prüfenden Prozessen sein sollten.
• Ziel der Prüfung
  – Externes Audit: Das Hauptziel ist die Überprüfung der Konformität mit externen Standards, Gesetzen oder Kundenanforderungen.
  – Internes Audit: Das Hauptziel ist die Bewertung und Verbesserung der internen Prozesse, um die Effizienz und Effektivität des Unternehmens zu steigern.
• Anwendbarkeit
  – Externes Audit: Betrifft meist die Erfüllung externer Anforderungen wie ISO-Normen oder gesetzlicher Vorschriften.
  – Internes Audit: Konzentriert sich auf interne Prozesse, Verfahren und Richtlinien des Unternehmens.
• Häufigkeit
  – Externes Audit: In der Regel jährlich oder gemäß den Anforderungen des externen Standards oder Kunden.
  – Internes Audit: Kann in regelmäßigen Abständen geplant werden, um eine fortlaufende Überwachung zu gewährleisten.

Gemeinsamkeiten:

• Ziel der Verbesserung: Sowohl das externe als auch das interne Audit haben das Ziel, Verbesserungspotenziale aufzudecken und die Gesamtleistung des Unternehmens zu steigern.
• Dokumentation und Berichterstattung: Beide Audits erfordern eine detaillierte Dokumentation der Prüfungsergebnisse und eine entsprechende Berichterstattung.
• Konformität mit Standards: Sowohl das externe als auch das interne Audit beurteilen die Konformität mit den entsprechenden Standards und Richtlinien.
• Notwendigkeit zur Einhaltung: Beide Arten von Audits sind notwendig, um die ISO-Zertifizierung zu erlangen und aufrechtzuerhalten.

Es ist wichtig zu beachten, dass externe Audits in der Regel unabhängig von internen Audits durchgeführt werden, um eine objektive Beurteilung der Unternehmensleistung sicherzustellen. Interne Audits dienen dazu, eine kontinuierliche Verbesserung der internen Prozesse und Systeme zu fördern.

Sie möchten gerne mehr erfahren?

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Implementierung von ISO-Normen unterstützen wir Sie gerne in der Vorbereitung auf ein anstehendes internes und/oder externes Audit.

Füllen Sie hierzu unser Kontaktformular aus und einer unserer fachkundigen Berater wird sich umgehend bei Ihnen melden, um einen kostenfreien Beratungstermin mit Ihnen zu vereinbaren.