Prozesse zur Verbesserung Ihrer Unternehmensproduktivität

Unproduktive administrative Tätigkeiten führen branchen- und länderübergreifend zu hohen finanziellen Einbußen und kosten alleine deutsche Unternehmen 30 Milliarden Euro jährlich.

Indikatoren unproduktiver Prozesse sind beispielsweise

• Frustration bei Mitarbeitenden
• Zu hohe Produktionskosten
• Fehlende Digitalisierung und Automatisierung administrativer Aufgaben
• Kundenbeschwerden
• Versäumung von Fristen

Sofern eines oder mehrere der obigen Szenarien in Ihrem Unternehmen bereits einmal aufgetreten sind, sollten Sie Schritte einleiten um Effizienzeinbußen zu reduzieren und die Kapazitätsauslastung Ihres Teams zu optimieren.

Aspekte/Bereiche, die Sie im Zuge Ihrer Problemanalyse in Betracht ziehen können, beinhalten:

Überprüfen Ihrer aktuellen Prozesse

Erstellen Sie Arbeitsablaufdiagramme um Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse visuell aufzuschlüsseln. Evaluieren Sie für jeden Arbeitsschritt inwiefern dieser notwendig ist und eliminieren Sie unnötige oder doppelte Arbeitsschritte.

Identifikation von Schwachstellen

Holen Sie sich Feedback von Ihren Mitarbeitenden zu Ihren derzeitigen Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen ein. Ermutigen Sie Ihre KollegInnen dabei möglichst spezifisch nicht nur auf Stärken sondern auch auf Bereiche mit Verbesserungspotential einzugehen. Gegebenenfalls kann es hilfreich sein das Feedback anonymisiert einzuholen.

Auch Kundenperspektiven sollten Sie in Ihre Problemanalyse mit einbeziehen. Nehmen Sie Kontakt mit einer repräsentativen Auswahl Ihrer Kunden auf und befragten Sie sie hinsichtlich Ihrer Zufriedenheit mit der von Ihnen erbrachten Dienstleistung.

Erfahrungsgemäß sind es häufig die gleichen Schwachstellen, die sowohl bei Mitarbeitenden als auch bei Kunden zu Frustration führen. Ganz grunsätzlich können Sie Frustrationspotential minimieren indem Sie:

Routineaufgaben automatisieren

Besteht Ihre Kontaktdatenbank noch aus einem manuell ausgefüllten Excel-Tabellenblatt? Gibt es E-Mails, die Sie manuell verschicken, und die in einen automatisierten Arbeitsablauf überführt werden könnten?

Es gibt eine Reihe von Plattformen, die Sie nutzen können, um diese Prozesse reibungsloser zu gestalten. Plattformen wie HubSpot bieten ein kostenloses CRM, das Sie zum Aufbau einer Datenbank nutzen können. Sie können Formulare auf Ihrer Website mit Ihrem CRM verknüpfen, sodass die Daten automatisch in Ihr CRM eingespeist werden, wenn jemand Ihr Formular ausfüllt.

Software wie PandaDocs kann darüber hinaus den Prozess der Erstellung von Angeboten, Verträgen oder Rechnungsdokumenten vereinfachen. Diese Rechnungserinnerungen können dann leicht in E-Mails umgewandelt und mit Hilfe einer Marketingautomatisierungssoftware automatisiert werden. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind, gibt es Softwareplattformen, mit denen Sie Zeit sparen können – Sie müssen nur herausfinden, welche die richtige für Sie ist.

Möglichst ganzheitliche Systeme verwenden

Für verschiedene Arbeitsschritte zwischen verschiedenen Systemen zu navigieren kostet viel Zeit. Erkundigen Sie sich inwiefern diese Arbeitsschritte nicht in einem einheitlichen Softwaresystem abgewickelt werden können.

Wenn Sie sich zum Beispiel dabei ertappen, dass Sie Kontakte manuell in eine Tabellenkalkulation eingeben, dann in Ihr Aufgabenverwaltungssystem gehen, um ein Projekt zu aktualisieren, um anschließend eine Rechnung einzureichen, werden Sie vielleicht erleichtert sein zu erfahren, dass dies auch alles an einem Ort erledigt werden kann.

Systeme wie Zoho oder Salesforce bieten eine Vielzahl von Tools für alle Ihre geschäftlichen Anforderungen und lassen sich mit einer Reihe von Plattformen integrieren, um Ihnen das Leben zu erleichtern.

Auf ein cloudbasiertes System umsteigen

Papierdokumente sind problematisch, denn:

• Sie können leicht verloren gehen oder verlegt werden
• (Nachträgliche) Änderungen lassen sich nur schwer realisieren
• Sie lassen sich nicht ohne weiteres weitergeben

Davon abgesehen beanspruchen physische Dokumente auch viel Platz – der Raum in Ihrem Büro, der derzeit voller Aktenschränke ist, könnte in einen kleinen Besprechungsraum umgewandelt oder als Büro des Managers genutzt werden. Es hört sich einfach an, aber selbst Aufgaben wie der Gang zum Aktenschrank und das Durchblättern von Dokumenten nehmen viel mehr Zeit in Anspruch als das Auffinden der Dokumente in der Cloud. Ein System wie Google Drive ist kostenlos, einfach einzurichten und benutzerfreundlich.

Bestimmte Geschäftsprozesse auslagern

Tragen Ihre Mitarbeiter mehrere Hüte in Ihrem Unternehmen? Vielleicht haben Sie eine vielbeschäftigte Marketingabteilung, die von der Auslagerung bestimmter Aufgaben wie dem Design oder dem Schreiben von Inhalten profitieren könnte. In diesem Fall ist es vielleicht besser, diese Aufgaben einem spezialisiertem Dienstleister zu überlassen, damit Ihr Team mehr Zeit für andere Aufgaben hat. Die Beauftragung eines Dritten mit dem Kundenservice, der IT oder der Personalabteilung ist eine große Zeitersparnis, und Sie können sicher sein, dass die Aufgaben von geschultem Personal erledigt werden.

Durch das Outsourcing haben Ihre eigenen Mitarbeiter mehr Zeit für ihr Fachgebiet und können sich voll auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Lassen Sie sich nach ISO 9001 zertifizieren

Die ISO 9001-Norm ist eigens darauf ausgerichtet durch Standardisierung von Herstellungs- und Dokumentationsprozessen Kostensenkungen, Produktivitätssteigerungen und Erhöhung der Kundenzufriedenheit zu erzielen.

Gerne bieten wir Ihnen ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Vertriebsleiter um gemeinsam mit Ihnen zu evaluieren inwiefern die ISO 9001 speziell Ihrem Unternehmen zu mehr Erfolg verhelfen kann.

Wir arbeiten mit Festpreisangeboten und gewährleisten damit volle Gebührentransparenz. Weiterhin haben wir einen flexiblen Ansatz entwickelt, der es uns erlaubt den Zertifizierungsprozess schlank zu halten und gleichzeitig auf individuelle Bedürfnisse Ihres Unternehmens einzugehen.