Weshalb dauert die Umsetzung einer ISO Zertifizierung so lange?

Jedes Unternehmen unterscheidet sich in Größe, Komplexität und Tätigkeitsfeld. Daher ist es schwierig eine Pauschalaussage darüber zu treffen wie viel Zeit der Zertifizierungsprozess in Ihrem Unternehmen in Anspruch nehmen wird.

Wie lange der Gesamtimplementierungsprozess dauert ist von mehreren Faktoren abhängig, die von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Im Durchschnitt sollten Sie mit einem zeitlichen Aufwand von drei bis zwölf Monaten rechnen.

Ausschlaggebend ist das Ausmaß in dem interne Prozesse in Ihrem Unternehmen bereits iso-konform dokumentiert sind. Je mehr Ergänzungen oder Änderungen Sie in Ihrer Dokumentation vornehmen müssen, desto länger wird der Prozess dauern.

Einflussfaktoren auf die Dauer einer ISO Zertifizierung

Weitere Faktoren, die den Zeitaufwand einer ISO Zertifizierung maßgeblich beeinflussen, sind:

• Unternehmensgröße und Mitarbeiteranzahl: Je größer Ihr Unternehmen, desto aufwändiger ist häufig auch die damit einhergehende Dokumentation.
• Angestrebte ISO Norm: Welche Norm für Sie die Richtige ist ist branchenabhängig. Je stärker reguliert das Tätigkeitsfeld Ihres Unternehmens ist, desto aufwändiger ist auch der Zertifizierungsprozess.
• Initialzertifizierung vs. Implementierung einer weiteren ISO-Norm: Die meisten Unternehmen streben zunächst eine Zertifizierung nach 9001 an. Haben Sie mit der ISO 9001 bereits ein Qualitätsmanagementsystem implementiert, so lassen sich weitere ISO Normen leicht in die bereits bestehende Dokumentation eingliedern.

Ablauf einer ISO Zertifizierung

Zu Beginn legen Sie gemeinsam mit Ihrem IMSM-Auditor fest, welche Ziele Sie mit einer ISO Zertifizierung verfolgen möchten.

Nach Festlegung der Primärziele wird die bereits bestehende Dokumentation der internen Prozesse Ihres Unternehmens von Ihrem IMSM Auditor mittels einer Lückenanalyse auf ISO-Konformität geprüft.

Nach Abschluss der Lückenanalyse erstellt Ihr IMSM-Auditor in Rücksprache mit Ihnen die Dokumentation. Hierbei achten wir darauf, dass die erstellte Dokumentation zweckdienlich ist und neben ISO-Konformität auch individuell an Ihre Wünsche und Vorstellungen angepasst wird.

Nach Abnahme und Übergabe der Dokumentation ist es an Ihnen die vorgenommenen Ergänzungen umzusetzen. Um eine reibungslose Einführung und konsistente Anwendung des erneuerten Qualitätsmanagementsystems zu gewährleisten, bietet IMSM Ihnen ein maßgeschneidertes Schulungsprogramm für Mitarbeiter Ihrer hausinternen Qualitätsabteilung.

Auf erfolgreiche Übergabe und Implementierung der Dokumentation folgt dann der Audit durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle Ihrer Wahl. Nach erfolgreicher Abnahme wird Ihnen dann das ISO Zertifikat ausgestellt.

IMSMs fünf-stufiger Zertifizierungsprozess

Verzögerungen im Zertifizierungsprozess vorbeugen

Faktoren, die eine erfolgreiche ISO-Implementierung verlangsamen, lassen sich in interne und externe Einflussfaktoren unterscheiden. Während Sie gegen externe Faktoren nur bedingt etwas ausrichten können, können Sie interne Faktoren antizipieren und vorbeugen.

• Planen Sie für jeden Schritt ausreichend Zeit ein. Gründlichkeit beim Aufsetzen der Dokumentation zahlt sich immer aus, da Nachbesserungen sehr zeitintensiv sind. Holen Sie sich ggf. einen externen Berater zu Seite, der Sie bei der Umsetzung unterstützt.
• Reagieren Sie zeitnah auf Nachfragen und Feedback Ihres Beraters um Verzögerungen in der Erstellung der Dokumentation zu vermeiden.
• Binden Sie Ihre Mitarbeiter mit in den Prozess ein. Nehmen Sie Anregungen entgegen um Anpassungsschwierigkeiten nach Fertigstellung der Dokumentation zu vermeiden.
• Kommunizieren Sie vorgenommene Änderungen und bieten Sie Trainings für betroffene Mitarbeiter an.
• Verschreiben Sie sich dem Konzept. Eine ISO-Zertifizierung ist nur dann effizient, wenn Sie sich als Unternehmen gesamtheitlich um deren Einhaltung bemühen. Durch konsequentes Einhalten können Sie das Potential Ihres Qualitätsmanagementsystems voll ausschöpfen, ggf. notwendige Änderungen identifizieren, direkt umsetzen und somit den Zeitaufwand des jährlichen Audits gering halten.

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